Quando pensi al tuo lavoro, alle tue attività quotidiane, pensi ai documenti che usi come strumenti?

Rispondere "sì" sembra ovvio, ma per la maggior parte di noi, non è qualcosa a cui pensiamo coscientemente.

Questo atteggiamento deriva dal fatto che il documento è stato al nostro fianco sin dagli albori della civiltà umana.

Ma per quanto onnipresente sia il documento aziendale, non possiamo più permetterci di continuare questa mentalità sprezzante.

Sono state prodotte più informazioni negli ultimi trenta anni rispetto che nei cinquemila anni precedenti.

  • Le informazioni raddoppiano ogni cinque anni.
  • Oltre il 90% delle informazioni sono contenute nei documenti.

Come possiamo gestirle? Con una strategia documentale, ovviamente! Ma ... cos'è esattamente una strategia documentale?

Un documento converte le informazioni in azione

Piuttosto che cadere nella tana del coniglio cercando di definire esattamente che cos'è un documento, un documento di successo converte le informazioni in azione .

  • quando vogliamo dare degli ordini cosa facciamo: scriviamo
    • un'email
    • un contratto
    • una PEC
    • un ordine di acquisto
    • una richiesta di ferie
    • un rapporto di intervento
    • un DDT
    • ...
  • Ciò vale sia per il documento esterno per i clienti o interno utilizzato dai dipendenti.
  • L'e-mail ha convertito il lettore in un cliente?
  • Lo sviluppatore del software ha utilizzato le specifiche dei requisiti per creare un bel software?
  • Il cliente ha pagato la fattura?

Con così tanti rapporti commerciali interni ed esterni che si basano sull'umile documento, sembra un po 'strano che la maggior parte delle organizzazioni non definisca un'efficace strategia documentale.

Certo, se la carta o il pixel, i documenti e le azioni che li riguardano - creare, archiviare, aggiornare, trovare, perdere - possono essere costosi ricordiamoci che il costo del documento raggiungerà circa il 15% delle entrate aziendali di un'organizzazione.

Un documento ha due lati: tattico e strategico

La visione tattica dei documenti come una responsabilità è ciò che spinge le organizzazioni a ridurre la quantità di carta che stampano e archiviano.

Ma questo è solo un lato del documento.

Giriamola e guardiamo dall'altra parte. Per liberare completamente il suo potere (ricorda, questa è l'informazione della tua azienda di cui stiamo parlando) devi guardare un documento sia tatticamente che strategicamente.

Tatticamente, la tua azienda può ridurre i costi dei documenti e fare un uso efficiente della manodopera per produrli.Strategicamente, la tua azienda può assicurarsi che i loro documenti aiutino l'azienda ad avere successo. Ciò significa migliorare il flusso di lavoro, l'efficienza e la sicurezza dei documenti, per non parlare dell'esperienza del cliente.

Le aziende con "Information Agility" gestiscono i documenti in modo rapido ed efficace

La spiegazione più semplice di una strategia documentale è che si tratta di un insieme di azioni eseguite per la gestione generale del contenuto di un'azienda. La strategia documentale monitora, indirizza e migliora il modo in cui le informazioni vengono utilizzate. Una strategia documentale è diversa per ogni azienda e la strada intrapresa dalla tua azienda per svilupparne una sarà altrettanto unica.

Il pensiero di sviluppare una strategia documentale può sembrare schiacciante, soprattutto quando si pensa alle complicazioni della cultura aziendale, alla rapida evoluzione della tecnologia e alle priorità in competizione. Ma se vuoi che la tua attività sopravviva nel 21 ° secolo, non hai altra scelta che affrontare la crescita esponenziale delle informazioni.

Il ritmo sempre più rapido dei cambiamenti del mercato richiede che un'organizzazione abbia "agilità informativa", ovvero la capacità di trovare, utilizzare e conservare informazioni in modo rapido ed efficace. E dal momento che solo il 25% delle aziende ha effettivamente una strategia documentale, una volta che ne hai una, senza dubbio sarai già in vantaggio sulla concorrenza.

Ricorda, c'è altro in arrivo. Nel mio prossimo post, Parte 3, discuterò i passaggi necessari a un'organizzazione per sviluppare una strategia documentale.

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