L'azienda

Gramm è un’azienda altoatesina che importa prodotti alimentari dai paesi del nord Europa e li fornisce ad alberghi e grande distribuzione.

È da oltre 90 anni che Gramm collabora con le più grandi strutture ricettive fornendo non solo cibo di altissima qualità ma anche tutto l'occorrente per accogliere in modo ottimale gli ospiti (ad esempio ii welcome kit).

Professionalità, precisione e qualità contraddistinguono da decenni quest'azienda.

 

L'esigenza

Quest'azienda sentiva fortemente l'esigenza di liberarsi della mole enorme di documentazione cartacea che ogni giorno sommerge le imprese italiane.

Un'azienda che utilizza meno i documenti cartacei non solo migliora la propria efficienza ma risparmia concretamente denaro.

Indicativamente infatti questi sono i costi per la gestione di un documento stampato:

stampa = € 0,5
archivio = € 1
ricerca = € 2
fotocopia= € 2
Senza pensare al fatto che:

il 4% dei documenti viene perso e mai più ritrovato

e importanti studi indicano che i costi generati in 10 anni da un documento cartaceo conservato variano tra 50 e 80 €, questo significa per un'azienda di medie dimensioni Milioni e Milioni di EURO.

Gramm voleva quindi abbattere questi costi, consapevole però che l'implementazione di un sistema di gestione documentale comporta spesso grossi problemi di integrazione e di adattamento da parte dell'azienda.

La soluzione

La soluzione che Gramm ha deciso di adottare è stata bigblue DOC 

Robert Gramm IT manager di Gramm Spa:

" Grazie a bigblue DOC siamo riusciti a diminuire drasticamente il quantitativo di carta presente in azienda e ad ottimizzare i nostri processi.

Con bigblue DOC:

  • gestiamo tutti i documenti aziendali, che sono facilmente ritrovabili con pochi click grazie alla ricerca full text

La ricerca full text è uno strumento potentissimo, permette infatti la ricerca di informazioni anche all'interno dei documenti scansionati in frazioni di secondo

  • conserviamo i documenti con la conservazione sostitutiva a norma di legge per dieci anni. Non abbiamo quindi bisogno di stoccare enormi quantitativi di carta
  • eravamo già pronti per la fatturazione elettronica, il flusso della fattura elettronica si è integrato facilmente nella gestione documentale già presente.

Per fare un passo ulteriore verso l'eliminazione della carta in azienda abbiamo integrato anche un sistema di firma grafometrica per i DDT.

Ora i nostri trasportatori fanno firmare digitalmente questo tipo di documenti, questo consente non solo di abbattere i costi di stampa, ma anche di avere un controllo più preciso e immediato della situazione della merce.

Il DDT firmato può anche essere inviato direttamente al cliente.

Abbiamo scelto bigblue DOC , rispetto ad altri concorrenti, anche per l'innegabile vantaggio economico, visto che la licenza è unlimited. L'unico modo per introdurre un documentale all'interno dell'azienda è far utilizzare questo prodotto a tutti gli uffici e a tutti gli utenti coinvolti nella gestione dei documenti, cosa impossibile da fare se il costo per la licenza è ad utente.

Con bigblue DOC abbiamo risparmiato tempo e denaro, riuscendo a fornire un servizio più efficiente ai nostri clienti."