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Dal 2011 è in vigore una normativa che impone alle aziende la conservazione dei messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridico-commerciale per dieci anni, con la conservazione sostitutiva: Sono documenti informatici, e quindi classificati come corrispondenza e devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare, secondo le prescrizioni dettate dall'art. 2214 del Codice Civile. L'azienda è tenuta inoltre alla conservazione delle mail commerciali anche per obblighi fiscali, ai sensi dell'articolo 22 del Dpr 600/1973. E' una legge di buon senso (una volta tanto) in quanto è logico che qualsiasi fornitore si protegga dalla contestazione della fornitura raggruppando tutti i documenti di ogni commessa. Ad esempio, grazie ad una email si può provare  che una fattura non sia falsa oppure doverla corredare nel caso in cui manchi una bolla o una prestazione per servizi. cosa può fare l'azienda: 1.Lasciare le mail aziendali su MS Outlook, è un errore che può significare il pagamento di sanzioni amministrative: bisogna conservale in modo sostitutivo ed ordinato Inoltre le disposizioni civilistiche e fiscali, impongono all'imprenditore, la conservazione per dieci anni,  degli originali di lettere, telegrammi, fatture ricevute e della copia di telegrammi, lettere e fatture spedite per ciascun business. 2.Stampare il tutto Anche per una piccola azienda, la mole di carta da dover gestire è davvero grande, Quello manuale e cartaceo è costoso ed è il metodo seguito dai più. Da uno studio del Politecnico di milano ogni documento cartaceo in 10 anni genera un costo di €80, quindi per un'azienda media si parla di Milioni € 3.L'unica soluzione è  come suggerisce la legge: adottare una  gestione documentale che consenta anche di automatizzare i processi ottenendo in questo modo aderenza alla legge e miglioramento dell'efficienza aziendale la legge consente di conservare questi documenti, compreso le scritture contabili con un sistema di conservazione sostitutiva. Grazie a questa possibilità, l'azienda può evitare di dover gestire grandi quantità di carta ma soprattutto può trovare ogni documento in poche frazioni di secondo. Ad esempio il nostro bigblue DOC è un'archiviazione documentale che si interfaccia con MS Outlook, consente agli utenti una gestione facile delle email e dei documenti, con semplice drag & drop, offre ricerche veloci dei documenti anche per parole contenute e non solo Chiavi e dà possibilità di costruire spedire interi fascicoli logici, conservarli, cercarli, spedirli via mail. bigblue DOC è chiaro, semplice ma soprattutto intuitivo consente  di sviluppare processi custom e di interfacciarsi a qualsiasi ERP su qualsiasi piattaforma. Non dimentichiamo che siamo nell'era dei tablet e smartphone, bigblue DOC dispone di una moderna interfaccia mobile ISCRIVITI ALLA NEWSLETTER DI BIGBLUE DOC Fonte: Alessandro Mastromatteo04 dicembre 2011 Il sole 24