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vi siete mai chiesti quanti costi generi gestire documenti cartacei? vediamo assieme:

  • stamparlo    = € 0,5
  • archiviarlo  = € 1
  • ricercarlo     = € 2 
  • fotocopiarlo= € 2 

lo sapete che il 4% dei documenti viene perso e mai più ritrovato? (dettagli) importanti studi indicano come costi generati nel coso di 10 anni di un documento fiscale in un range tra € 50 e € 80  questo significa per una media azienda Milioni e Milioni di €

LA DEMATERIALIZZAZIONE TOTALE PORTA UN 'EFFICIENZA STABILE ED UN CONTROLLO SUI PROCESSI

Le grandi aziende già decenni dematerializzano tutto perchè quando qualcosa porta risparmio e dà efficienza loro lo  fanno e basta e non si pongono problemi di alcun tipo Deciso che Vi serve una gestione documentale come fare la scelta: Le 5 caratteristiche di un buon sistema di gestione documentale 

Esistono diversi tipi di software di gestione documentale, alcuni buoni, altri meno buoni. Scegliere il documentale giusto è una scelta strategica perchè vi seguirà per decenni, cambierete prima l'ERP del documentale se questo è buono.

1. DEVE ESSERE WEB HTML5 ED AVERE  LICENZE UNLIMITED

Questo consente al cliente di utilizzare qualsiasi device, PC, Mac, iPad, iPhone, tablet, tavolette di firma grafometrica senza problemi Licenze unlimited perchè anticamente il documentale era pensato come la cassaforte di tutti i documenti e questo è vero ma solo in parte. Oggi il vero documentale che crea efficienza coinvolge tutte le entità esterne (clienti, Agenti, Fornitori,) ricevendo e pubblicando documenti e quindi a fronte di 100 users interni possiamo ritrovarcene facilmente 1000 esterni

2. INDICIZZAZIONE FULL-TEXT

Un Buon sistema di gestione dei documenti deve essere in grado di indicizzare ogni tuo documento, e non sto parlando del solo titolo, ma dell’intero contenuto, ogni parola contenuta in quel documento deve essere ricercabile. Questo permetterà a te e ai tuoi colleghi di trovare ogni documento semplicemente ricercando una più parole contenute all’interno, anche senza ricordarne il titolo. Tale procedimento viene definito ricerca full-text (per capirci è come quella di google, digiti una parola o una frase e ne esce una classifica dei risultati con una piccola anteprima del modo in cui la frase è espressa). I migliori sistemi di gestione documentale sono capaci di indicizzare anche le immagini (taggate)in cui è contenuto del testo oltre ai classici file di testo.

3. ARCHIVIAZIONE DELLE EMAIL

L'archiviazione delle email in modo ordinato assieme ai contratti oltre ad essere un obbligo di legge ed è anche una intelligente sistema per relazionarsi con clienti e fornitori.

4. INTEGRABILITA' CON IL CRM, ERP ed altre funzioni aziendali

Integrabilità è un elemento fondamentale: il costo dell'integrazione può superare il costo dei prodotti di 9 volte meglio se è già integrato con alcuni

5. GESTIONE DEL WORKFLOW (aumento di efficienza di oltre 30%)

I vantaggi dei supporti Workflow management systems sono così sintetizzati:

  • Incremento dell'efficienza – l'automazione di molti processi fornisce l'eliminazione dei passi non necessari;
  • Migliore controllo del processo – mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica;
  • Flessibilità – il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze;

Può esserti utile il nostro bigblue DOC

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riferimenti: http://www.hgo.it/notizia/8419-quanto-costa-archiviare-e-poi-ricercare-documenti-cartacei https://it.wikipedia.org/wiki/Workflow_management