vi siete mai chiesti quanto costa archiviare  un documento cartaceo? = € 0.726 Costo della ricerca di un documento e della sua eventuale fotocopia = €1,24 per documento lo sapete che il 4% dei documenti viene perso e mai più ritrovato? se volete leggervi i dettagli fatelo pure (dettagli) ma io ho già deciso ed ho già applicato il mantra:

DEMATERIALIZZAZIONE TOTALE PORTA UN 'EFFICIENZA STABILE ED UN CONTROLLO SUI PROCESSI

Le grandi aziende già decenni dematerializzano tutto perchè quando qualcosa porta risparmio e dà efficienza loro lo  fanno e basta e non si pongono problemi di alcun tipo Deciso che Vi serve una gestione documentale come fare la scelta: Le 5 caratteristiche di un buon sistema di gestione documentale 

Esistono diversi tipi di software di gestione documentale, alcuni buoni, altri meno buoni. Scegliere il documentale giusto è una scelta strategica perchè vi seguirà per decenni, cambierete prima l'ERP del documentale se questo è buono.

1. DEVE ESSERE WEB HTML5 ED AVERE  LICENZE UNLIMITED

Questo consente al cliente di utilizzare qualsiasi device, PC, Mac, iPad, iPhone, tablet, tavolette di firma grafometrica senza problemi Licenze unlimited perchè anticamente il documentale era pensato come la cassaforte di tutti i documenti e questo è vero ma solo in parte. Oggi il vero documentale che crea efficienza coinvolge tutte le entità esterne (clienti, Agenti, Fornitori,) ricevendo e pubblicando documenti e quindi a fronte di 100 users interni possiamo ritrovarcene facilmente 1000 esterni

2. INDICIZZAZIONE FULL-TEXT

Un Buon sistema di gestione dei documenti deve essere in grado di indicizzare ogni tuo documento, e non sto parlando del solo titolo, ma dell’intero contenuto, ogni parola contenuta in quel documento deve essere ricercabile. Questo permetterà a te e ai tuoi colleghi di trovare ogni documento semplicemente ricercando una più parole contenute all’interno, anche senza ricordarne il titolo. Tale procedimento viene definito ricerca full-text (per capirci è come quella di google, digiti una parola o una frase e ne esce una classifica dei risultati con una piccola anteprima del modo in cui la frase è espressa). I migliori sistemi di gestione documentale sono capaci di indicizzare anche le immagini (taggate)in cui è contenuto del testo oltre ai classici file di testo.

3. ARCHIVIAZIONE DELLE EMAIL

L'archiviazione delle email in modo ordinato assieme ai contratti oltre ad essere un obbligo di legge ed è anche una intelligente sistema per relazionarsi con clienti e fornitori. https://bcditalia.it/archiviazione-delle-mail-obbligo-di-legge-o-vantaggio-aziendale/

4. INTEGRABILITA' CON IL CRM, ERP ed altre funzioni aziendali

Integrabilità è un elemento fondamentale: il costo dell'integrazione può superare il costo dei prodotti di 9 volte meglio se è già integrato con alcuni

5. GESTIONE DEL WORKFLOW (aumento di efficienza di oltre 30%)

I vantaggi dei supporti Workflow management systems sono così sintetizzati:

  • Incremento dell'efficienza – l'automazione di molti processi fornisce l'eliminazione dei passi non necessari;
  • Migliore controllo del processo – mediante la standardizzazione dei metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica;
  • Flessibilità – il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze;

In tali sistemi risulta centrale il ruolo di presentazione, conservazione e condivisione della conoscenza che nasce dalle forme di workflow collaborativo. Le conoscenze individuali, per essere utili in un gruppo di lavoro, devono essere archiviate nel sistema e contenere metainformazioni che ne permettano il reperimento. Questo aspetto ha a che fare con quel filone di studi chiamato knowledge management. I Workflow management systems sono realizzati come veri e propri programmi software (workflow engine) da installare sui computer dei collaboratori. Così come è accaduto per le intranet (che condividono con i Workflow management systems il ruolo di intermediazione dei flussi di informazione all'interno delle strutture produttive) anche questi sistemi possono essere progettati senza l'utilizzo di protocolli proprietari. Molti vantaggi del workflow management sono dovuti soprattutto all'utilizzo della rete Internet per il mantenimento e l'organizzazione dei contatti, soprattutto quando il gruppo di lavoro è vasto e disperso nello spazio.

una buona notizia un prodotto con queste caratteristiche esiste, è unico e si chiama

bigblue DOC

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riferimenti: http://www.hgo.it/notizia/8419-quanto-costa-archiviare-e-poi-ricercare-documenti-cartacei https://it.wikipedia.org/wiki/Workflow_management