Il WMS (Warehouse Management System)

è un sistema software che ha il compito di supportare la gestione operativa dei flussi fisici che transitano per il magazzino, dal controllo della merce in ingresso in fase di accettazione alla preparazione delle spedizioni verso i clienti (ma, nel caso di magazzini interoperazionali, anche altri reparti).

I principali macro-processi che vedono il suo intervento sono:

l'identificazione delle merci transitanti in magazzino;
la ricezione e il controllo;
la gestione delle UdC (ad esempio, l'assegnazione di un determinato collo ad un pallet di raccolta);
la messa a dimora nelle ubicazioni;
i trasferimenti interni e gli abbassamenti da ubicazioni di riserva a quelle di picking;
la gestione della mappa del magazzino (utilizzando ad esempio la rotazione delle scorte per determinare in che postazioni conviene mettere a dimora / prelevare un determinato articolo);
il picking;
le spedizioni verso i clienti (nell'accezione vista pocanzi);
la redazioni di inventari o, più in generale, di statistiche riguardanti le scorte e i flussi.
Tale sistema deve essere in grado di interfacciarsi con il sistema gestionale aziendale (il cosiddetto ERP – Enterprise Resource Planning), che si occupa invece della gestione amministrativa e quindi delle attività che riguardano il magazzino dal punto di vista contabile, fiscale e commerciale. Oltre che con l'ERP, il WMS deve essere in grado di interfacciarsi anche con i software utilizzati da eventuali sistemi di stoccaggio e di movimentazione automatizzati presenti nel magazzino.

Il WMS non può essere visto come un prodotto commerciale perfettamente sostituibile: la sua scelta e la successiva implementazione richiedono un apposito progetto, di durata tutt'altro che trascurabile, che incorpora anche il relativo processo di acquisto (niente vieta comunque di "costruirsi" il proprio WMS in casa, in questo caso però i tempi di implementazione e di avviamento saranno inevitabilmente più lunghi). Tale progetto ha come obiettivo incorporare all'interno del WMS le logiche di funzionamento del magazzino che sarà chiamato a supportare. A questo scopo – in fase di introduzione, revisione o cambio del WMS stesso – diviene di fondamentale importanza svolgere la cosiddetta fase di "macroanalisi", che consiste nello specificare in un apposito documento gli User Requirement del software, cioè le funzionalità che l'utente finale del WMS si aspetta. Una volta stabilito il fornitore della soluzione, sarà necessario svolgere a quattro mani con lui la cosiddetta fase di "microanalisi", durante la quale verrà effettuata una revisione completa del software in modo da personalizzarlo sulla base delle specifiche esigenze dell'Azienda, senza tuttavia stravolgerlo nelle logiche di funzionamento.

L'architettura software di un WMS è di tipo client-server (nelle soluzioni più recenti può essere anche di tipo web-server): il server WMS è collegato ad un host e, a un livello inferiore, a degli access point posti all'interno del magazzino per consentire alle informazioni di essere scambiate in tempo reale tramite dispositivi mobili (e.i. terminaleria in radio frequenza – o, nelle applicazioni più recenti, in Wi-Fi – in grado di leggere barcode o tag RFID e che comunicano le informazioni per svolgere le attività via video e/o tramite tecnologia voice).

In magazzino si parla generalmente di Unità di Carico (UdC) di secondo livello al fine di distinguerle da quelle di primo livello (i colli che contengono i prodotti) e da quelle di terzo livello (container, casse mobili, etc. per i trasporti); generalmente possiamo dividere in due grandi categorie:

  • unità pallet e contenitori adatti allo stoccaggio su scaffalature porta pallet o simili e da movimentare con carrelli elevatori o automaticamente. Si fa generalmente riferimento agli standard 800 x 1.200 mm
  • contenitori e cassette in lamiera o plastica adatte allo stoccaggio su scaffalature a ripiani o a mensole da movimentare a mano o automaticamente. Si fa generalmente riferimento agli standard 600 x 400 mm

La definizione dell'UdC è una fase delicata della progettazione del magazzino in quanto si viene a determinare il tassello sul quale poi ruota tutto il sistema; la dimensione deve essere compatibile con le necessità a monte (produzione) e a valle del magazzino (ordini clienti, trasporti) e deve tenere conto di parecchi fattori che talvolta possono essere in contrasto tra loro. Si deve fare in modo che l'UdC sia il più efficiente possibile in termini di saturazione volumetrica (questo è un aspetto molte volte trascurato), deve permettere un buon utilizzo di superfici e volumi dei locali destinati allo stoccaggio, essere stabile e facilmente manipolabile dai mezzi di movimentazione, garantire un accesso ergonomico in caso di attività di picking.

Per questi motivi ogni volta che si affronta la progettazione di un nuovo magazzino o la trasformazione di uno già operativo è opportuno non dare per scontato che le UdC esistenti siano quelle corrette e procedere ad una loro riprogettazione senza farsi condizionare dal passato; molte volte nel corso degli anni cambiano in modo significativo le cause che avevano portato alla definizione di determinati supporti e misure: possono essere state introdotte nuove referenze con caratteristiche fisiche e livelli di stock diversi da quelle dei prodotti storici, si sono verificati cambiamenti nelle quantità e frequenze di consegna richieste dai clienti, si evidenzia la prospettiva di poter impiegare sistemi di movimentazione e stoccaggio diversi.

Non ultimo è opportuno valutare anche la possibilità di gestire UdC multireferenza, soprattutto per i prodotti a bassa giacenza e per gli obsoleti o fuori catalogo.

La Pegaso Consulting

Principali vantaggi dell'introduzione del WMS

I principali vantaggi conseguibili con l'introduzione di un WMS sono:

  • l'ottimizzazione dei tempi di movimentazione delle merci (e.g. possibilità di gestire la merce con una determinata logica, identificata a priori, LIFO, FIFO, FEFO etc.);
  • la riduzione dei tempi di evasione degli ordini (e.g. tramite la determinazione e il suggerimento all'operatore del giro di prelievo da effettuare);
  • la razionalizzazione degli spazi, grazie alla possibilità di stoccare qualsiasi articolo in qualsiasi ubicazione senza pericolo di dimenticare dove la merce è stata stoccata;
  • la riduzione del ricorso alla memoria storica degli operatori, in ogni momento infatti si sa esattamente in che ubicazione o zona del magazzino si trova la merce;
  • la riduzione dei supporti cartacei (e.g. le liste di prelievo vengono visualizzate direttamente a terminale senza bisogno di stamparle);
  • l'aumento della produttività degli operatori;
  • la possibilità di consultare i dati di giacenza in real-time;
  • la possibilità di avere delle statistiche aggiornate sul funzionamento del magazzino;
  • la riduzione degli errori dovuti a gestioni manuali, grazie alla conferma dell'avvenuta operazione, e quindi una riduzione dei relativi costi nascosti (e.g. la mancata evasione, parziale o totale, dell'ordine).

Principali svantaggi dell'introduzione del WMS

Al contrario, i principali svantaggi sono:

  • costi di acquisto che possono scoraggiare l'investimento, soprattutto per aziende di piccole dimensioni, soprattutto se fosse necessario acquistare più licenze (e.g. presenza di più magazzini da gestire);
  • costi delle personalizzazioni, chiaramente più l'applicativo "base" offerto dal fornitore della soluzione necessita di parametrizzazioni per allinearsi alle esigenze dell'Azienda, più i costi aumenteranno;
  • tempi di implementazione, dalla definizione degli delle politiche di gestione all'avviamento, piuttosto lunghi.

Per concludere è bene ricordare come un magazzino possa funzionare anche senza l'ausilio di un WMS anche se, chiaramente, pagando lo scotto di una minore efficacia e, soprattutto, di un'efficienza molto inferiore; tuttavia, se il WMS non è stato correttamente progettato e personalizzato sulla base delle esigenze dell'Azienda, il magazzino supportato potrebbe addirittura avere delle difficoltà nel suo funzionamento quotidiano. Il WMS quindi deve essere visto come un potente strumento in grado di migliorare la gestione dei processi, non come deus ex machina in grado di risolvere tutti i problemi riscontrati in magazzino.

Indice di rotazione di magazzino

Tra tutti gli indici di gestione delle scorte, l'indice di rotazione ricopre senza dubbio una posizione di rilievo in quanto strumento versatile e potenzialmente al servizio di differenti aree aziendali (dal magazzino, al cost controlling, agli acquisti). Si procederà innanzitutto alla definizione dell'indice di rotazione e alla formalizzazione del suo calcolo per poi trattarne i molteplici utilizzi gestionali.

Definizione e calcolo dell'indice di rotazione.
L'indice di rotazione di un determinato articolo esprime il numero di volte in cui, in un certo periodo di tempo, il materiale si "rinnova" o "ruota" in magazzino. Un indice di rotazione annuale pari a 3 significa che il materiale ruota tre volte in dodici mesi: dopo un primo carico a magazzino ed un successivo scarico, vi è un secondo ricevimento con conseguente scarico ed infine un terzo carico e scarico.

Un elevato numero dell'indice di rotazione significa che le scorte ruotano molte volte (o velocemente); un indice di rotazione basso, significa invece che le scorte rimangono più "ferme" o ruotano più lentamente.

Il calcolo dell'indicatore è piuttosto semplice e si ottiene rapportando le vendite di un determinato periodo con lo stock medio a magazzino dello stesso periodo. Si supponga che i dati di vendite e di giacenze mensili di un determinato articolo siano quelli riportati in figura 1.

definizione e spiegazione dell'indice di rotazione
Figura 1. Dati di vendita e giacenza media dell'articolo x.

Il totale vendite annue risulta pari a 162, mentre lo stock medio annuale è di 22,5. Riprendendo la formula sopra riportata, l'indice di rotazione risulta: 162/22,5= 7,2; il materiale X ruota 7,2 volte in un anno.

Parlare di indice di rotazione equivale a parlare di tempo di giacenza media di un articolo: conoscendo l'indice di rotazione riesco infatti a sapere quanto tempo un articolo rimane in media in magazzino dal suo ricevimento fino alla vendita; dato infatti l'indice di rotazione annuale, il tempo di giacenza media si ottiene rapportando: 365 / Indice di rotazione

Rimanendo nel medesimo esempio sopra presentato, l'articolo X ha un tempo di giacenza media pari a 365/7,2 = 51 giorni; in altri termini, affermare che l'articolo X ha una rotazione annuale di 7,2 è equivalente ad affermare che il suo tempo di giacenza media è di 51 giorni.
Definito l'indice di rotazione ed esemplificato il suo calcolo, è ora possibile presentare i suoi principali utilizzi nella gestione quotidiana delle scorte, così come nei modelli di previsione dei costi logistici.

Utilizzi gestionali dell'indice di rotazione.
Si considerino innanzitutto le implicazioni della rotazione nella organizzazione dello stoccaggio: se chi organizza/gestisce gli spazi del magazzino è in grado di conoscere le rotazioni di ogni materiale, potrà di conseguenza allocare a magazzino i materiali in maniera tale da minimizzare gli spostamenti per i prelievi, seguendo una banale regola:
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Si pensi ad esempio alla ottimale allocazione di materiali in un magazzino completamente scaffalato: i ripiani inferiori (facilmente accessibili) sono dedicati ad articoli ad alta rotazione, quelli a media altezza ad articoli a media rotazione, mentre quelli più in alto agli articoli a bassa rotazione. Una allocazione ottimale secondo questi semplici principi permette una riduzione dei tempi/costi di prelievo, una riduzione della movimentazione delle merci (nel caso in cui la struttura del magazzino imponga un prelievo LIFO) e quindi riduzione di possibili danneggiamenti, errori, perdite,.....

Si consideri ora una seconda applicazione legata all'ottimizzazione dei trasferimenti tra depositi, attraverso il seguente semplice business case: una azienda ha un magazzino di proprietà e per motivi di spazio trasferisce in un deposito esterno di proprietà di terzi la propria merce pagando affitto e movimentazione merce presso questo deposito. Ogni volta che una SKU viene trasferita in deposito esterno, viene pagato un costo per l'affitto dello spazio: più spazio viene utilizzato, più elevato è il costo (il contratto di affitto è quindi totalmente variabile). Quali articoli trasferire per minimizzare i costi?

Ovviamente quelli che saranno per primi venduti liberando il prima possibile lo spazio esterno, quindi gli articoli con rotazione più elevata (o tempo di giacenza media più basso).

Una terza applicazione dell'indice di rotazione è invece legata al processo di conte inventariali: assumendo che al crescere delle movimentazioni aumenta il rischio di errori/scostamenti tra dato fisico e contabile, è possibile affermare che gli articoli a più alta rotazione siano quelli potenzialmente soggetti a maggiori differenze. Sulla base di questa assunzione, gli articoli soggetti a verifiche/conte inventariali più frequenti sono quelli con più elevato indice di rotazione; viceversa, indici di rotazioni più bassi, segnalano articoli potenzialmente a minor rischio di errori/differenze e quindi soggetti a verifiche meno frequenti.

Si procederà ora a focalizzare l'attenzione sul tempo di giacenza media calcolato, come sopra esemplificato, rapportando 365 all'indice di rotazione annuale. Affermare che un articolo ha un indice di rotazione di 8, equivale ad affermare che il suo tempo di giacenza media sia pari a 45 giorni: una unità di questo materiale ricevuta a magazzino un mese fa sarà evasa (spedita) tra 15 giorni. Una informazione di questo tipo può in certi contesti risultare molto strategica da un punto di vista di ottimizzazione/pianificazione degli spazi: conoscere tra quanti giorni un materiale sarà spedito, equivale a conoscere quando l'ubicazione da questo occupata diventerà infatti libera.

Una ulteriore applicazione della giacenza media è afferente l'organizzazione operativa degli approvvigionamenti (ci si riferisce quindi ad una rotazione /giacenza media calcolata, ad esempio, su materie prime o parti di ricambio); la giacenza media può essere agevolmente interpretato come uno strumento per valutare la catena di approvvigionamento da una duplice prospettiva: efficacia della catana logistica e autonomia verso i fornitori.
Al crescere della giacenza media, l'efficacia della catena logistica diminuisce (si viaggia con scorte medie più elevate e conseguenti costi di gestione), ma si garantisce una certa autonomia dei fornitori. Al contrario, basse giacenze medie (quindi materiali che ruotano velocemente) sono sintomo di efficace gestione logistica, ma al contempo di una limitata autonomia verso il fornitore: un eventuale rallentamento nella fornitura potrebbe immediatamente portare alla rotture di stock.

Finora si sono presentate cinque applicazioni dell'indice di rotazione da un punto di vista di gestione delle scorte. Il passo successivo consiste nell'utilizzo di questo indicatore in un'ottica di budgeting/previsione dei costi logistici. Si consideri il seguente caso: una azienda gestisce un deposito in prossimità del cliente e presso questo deposito deve garantire uno stock di sicurezza di 1.500 pezzi. Come prevedere le quantità da trasferire in sede di budget, e quindi i costi di trasferimento? Lo stock di sicurezza è composto da materiali che mediamente hanno una rotazione annuale di 8, con quindi una giacenza media di 45 giorni: per garantire una scorta di sicurezza presso il deposito di 1500 pezzi, sarà necessario trasferire 12.000 nell'arco dell'anno (1.500 x 8).
Conclusioni.
Si sono presentati 6 differenti esempi di utilizzo gestionale dell'indice di rotazione. Si veda figura 2 per una loro schematizzazione

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Figura 2. Le differenti applicazioni gestionali dell'indice di rotazione.

Rimangono ora due considerazioni conclusive. Innanzitutto, quali dati utilizzare per il calcolo dell'indice:

dati actual o previsionali (budget o forecast)? La risposta è necessariamente legata alla seguente valutazione: qualora i dati previsionali siano affidabili e frutto di un processo previsionale stabile e collaudato, questi sono ovviamente da preferire; in caso contrario, in cui l'accuratezza del modello non è sufficiente, è necessario procedere all'utilizzo dei dati reali (ultimi dodici mesi).
Infine, una considerazione sulla stagionalità delle vendite/profilo stock: qualora la stagionalità delle vendite sia molto marcata e si presenti in maniera distorsiva all'interno del portfolio articoli (alcuni articoli con vendite concentrate prevalentemente nel periodo estivo ed altri nel periodo invernale), può risultare fondamentale procedere ad un calcolo dell'indice di rotazione due volte l'anno, considerando, in entrambe le occasioni solo gli ultimi 6 mesi in modo da riflettere nell'indicatore la stagionalità; in quest'ultimo caso è importante ricordare come la rotazione sia un indice espresso su base semestrale: esprime quindi il numero di volte che il materiale si rinnova in sei mesi e , di conseguenza, l'indice di giacenza media sarà calcolabile come: 182,5 giorni/ indice di rotazione semestrale.

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