Dal 2011 è in vigore una normativa che impone la conservazione dei messaggi di posta elettronica con contenuto e rilevanza giuridico-commerciale per dieci anni attraverso la conservazione sostitutiva. Questa normativa sottolinea, quindi, l'importanza di trattare le email non come semplici messaggi, ma come documenti ufficiali che possono avere rilevanza legale.
Non archiviare e conservare le tue email nel rispetto delle normative ti espone a molti rischi
Sanzioni amministrative e legali per non conformità alle normative vigenti.
Difficoltà nella ricostruzione di eventi e decisioni aziendali in caso di dispute legali.
Perdita di dati importanti a seguito di guasti hardware, attacchi informatici o semplici errori umani.
Danneggiamento della reputazione aziendale e perdita di fiducia da parte dei clienti e dei partner commerciali.
La soluzione ideale di archiviazione
La soluzione ideale per l'archiviazione delle email aziendali dovrebbe integrarsi con sistemi esistenti come MS Outlook e offrire:
📱 Interfaccia Intuitiva: semplice da utilizzare per tutti i membri dell'azienda
🎨 Customizzazione: permettendo la personalizzazione dei processi per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali.
🔧 Integrazione: per collegarsi a diversi tipi di software gestionali di posta elettronica
🔒 Sicurezza: garanzia che tutte le email siano conservate in modo sicuro e protetto, con meccanismi di accesso autorizzato e tracciabilità delle operazioni per prevenire abusi o perdite di dati.
✅ Conformità Legale: tutte le operazioni di archiviazione siano conformi alla normativa vigente, includendo la conservazione a lungo termine e la possibilità di esibire i documenti come prova legale quando necessario.
Conservazione digitale: quali documenti conservare?
Inoltre è bene ricordare che la conservazione digitale a norma non riguarda solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione legata all'azienda:
e-fatture
contratti ed accordi
Registri e Verbali: Verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, assemblee degli azionisti e altri comitati interni.
documenti di identità: documenti di identità del personale, contratti di lavoro, curriculum vitae sono necessari per le pratiche di risorse umane e devono essere trattati con le dovute precauzioni per la privacy
Logs e Dati di Audit: Registri delle attività di sistema, logs di sicurezza, resoconti di audit interni ed esterni..
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Non rischiare: affidati a bigblue
La soluzione migliore per evitare impegno e responsabilità è quella di affidarsi ad un partner specializzato come bigblue e Namirial.
La soluzione PECMailer
PECMailer è un sistema avanzato per la gestione di caselle PEC (Posta Elettronica Certificata) multiple che
semplifica i flussi di lavoro aziendali e pubblici.
offre un'organizzazione efficace dei messaggi,
permette l'invio massivo di email certificate
assicura la tracciabilità e la conservazione a norma dei messaggi PEC
il tutto attraverso un unico pannello amministrativo che garantisce flessibilità e controllo degli accessi.
Le funzionalità principali
✅ gestione caselle PEC multiple e operatori, con possibilità di definire
permessi e policy di accesso
✅ ricerca per testo e nome allegato contenuto nel messaggio
✅ segnalatore di lettura messaggi per utente o per messaggio
✅ client web per la lettura dei messaggi e con area amministrativa
✅ conservazione a norma
✅ gestione dei log per ottenere informazioni dettagliate su ogni singola fase od operazione compiuta dagli operatori
✅ SDK che consente l'integrazione di altri software con PECMailer per
la gestione di caselle PEC multiple
Non rischiare sanzioni: opta per un'archiviazione sicura e efficiente delle tue email aziendali.