La conversione manuale di un report IBM i in un foglio di calcolo di Excel è confusa. Il processo richiede molto tempo, uno spreco di risorse tecniche e finanziarie e può produrre dati inaffidabili.

A mio parere, è spericolato e finanziariamente pericoloso convertire manualmente i report IBM i esistenti in file XLSX di Excel per l'analisi, specialmente quando ci sono buoni strumenti di automazione che possono fare esattamente il lavoro per te.

Vuoi la prova? Ecco i tre errori mortali che la maggior parte delle aziende incontrano durante la conversione manuale dei dati dei file di spool IBM I in fogli di calcolo Excel e in che modo un buon software di report cartaceo evita questi errori.

Errore n. 1: Jumbling dei dati del report in un foglio di calcolo

I dati multilinea sono la rovina della conversione del file di spool con successo.

Un tipico report da ERP ha dettagli  che non si traducono correttamente in un formato foglio di calcolo.

Ecco dove la magia non accade.

Molti report ERP funzionano su una base di break level. Ad esempio, un report tabulerà e stamperà tutti i dati (cioè i totali dell'ordine) per un parametro chiave come il numero cliente.

Questi rapporti generalmente stampano tutti i dettagli degli elementi pubblicitari per gli ordini sotto un numero cliente (interruzione di Livello 2). Il dettaglio dell'ordine viene stampato su una o più righe, senza il numero cliente stampato su ogni riga.Quando il report raggiunge il numero cliente successivo (un'interruzione L1), somma tutti i dettagli per il cliente precedente e quindi inizia a stampare i dettagli dell'ordine per i nuovi numeri cliente. Il risultato è un rapporto simile al seguente:

Cliente: 10567

 

Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 1, riga 1 
Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 1, riga 2 
Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 2, riga 1 
Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 2, riga 2

Totale ordini per il cliente 10567

Cliente: 10568

 

Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 3, riga 1 
Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 3, riga 2 
Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 4, riga 1 
Dettaglio dell'elemento pubblicitario per l'ordine n. 4, riga 2

Ordina i totali per il cliente 10568

Questo rende la conversione manuale dei fogli di calcolo IBM i da report-to-Excel scadente.

Ogni riga verrà convertita in una propria riga del foglio di calcolo senza un numero cliente unificante per l'ordinamento o il confronto. Un programmatore o una risorsa finanziaria di solito deve tagliare e incollare i dati scaricati per assicurare che i dettagli della riga ordine corretta finiscano con il cliente giusto ... un processo che tende a perdere tempo e a corrompere i dati, soprattutto se la risorsa commette un errore.

Buoni programmi di report senza carta come il mio software Catapult , convertono i dati confusi combinando i singoli dati di riga in una singola riga del foglio di calcolo di Excel (che può essere ordinata) per ogni cliente L1 e coppia di ordini L2 (o altri dati accoppiati). Non c'è bisogno di avere una risorsa dedicata per tagliare e incollare questo casino. Il software lo fa per te, risparmiando tempo, denaro e riducendo in modo significativo gli errori di corruzione.

Errore n. 2: errori di formattazione

Non è garantito che la conversione manuale di un file di spool IBM I in un foglio di calcolo produca risultati leggibili o accurati.

Ecco gli errori più comuni che possono verificarsi quando si scaricano manualmente i dati di IBM i in un foglio di calcolo Excel.

  • I numeri negativi possono essere illeggibili perché il foglio di calcolo potrebbe non riconoscere il modo in cui il numero è stato formattato.
    • Il segno meno potrebbe trovarsi nella posizione sbagliata
    • oppure il numero potrebbe essere tra parentesi
    • o altrimenti contrassegnato in un modo che il foglio di calcolo non riconosce.
  • I dati di testo potrebbero rompersi nella posizione sbagliata, separando i nomi, le descrizioni, ecc. In due diverse celle di Excel.
  • I dati numerici possono rompersi nella posizione sbagliata oppure è possibile tagliare una cifra, modificare i valori numerici e causare il download di dati errati nel foglio di calcolo.

In questi casi, è necessario affidarsi a qualcuno che rivede manualmente il foglio di calcolo Excel convertito e corregge questi problemi quando si verificano. Peggio ancora, alcuni errori potrebbero essere trascurati e dati corrotti potrebbero scivolare nella tua analisi.

Il software di automazione dei report risolve questo problema definendo dove inizia o termina una colonna di report durante una conversione, assicurando che i dati nel report del file di spool IBM I siano gli stessi dati scaricati nel foglio di calcolo di Excel.

Errore n. 3: analisi aggiuntiva

Una volta che i dati del report vengono scaricati in Excel, un analista finanziario può eseguire calcoli aggiuntivi alla ricerca di dati che superano limiti specifici, consumando tempo e sforzi aggiuntivi.

Il software di conversione file di spool risolve questo problema eseguendo ulteriori calcoli e evidenziando i dati scaricati che soddisfano i criteri di selezione. Può anche confrontare i dati in due file da scaricare. Se alcuni punti di dati superano i parametri di analisi, tali celle possono essere evidenziate con colori per catturare l'attenzione dell'analista. Invece di massaggiare i dati esportati all'interno di Excel per individuare punti critici o valori anomali, il software di conversione file di spool può eseguire analisi aggiuntive e mettere in evidenza dati significativi per l'attenzione del revisore prima che venga scaricato.

Standardizzato, affidabile ed efficiente

Questi errori comuni possono essere evitati utilizzando REX Pickin's , garantendo un metodo di conversione file da file a file standardizzato e facile da IBM i con spool, producendo output affidabile e risparmiando tempo di conversione. REX Pickin's fornisce preziose funzionalità per la conversione in Excel.