È un detto comune che la tecnologia dovrebbe funzionare per l'uomo e non viceversa.

Analogamente, il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) di un'azienda è come il suo sistema nervoso centrale. Se è sano, fornisce l'input sensoriale alla direzione in modo che possa capire cosa sta succedendo con clienti, fornitori e dipendenti. Aiuta la direzione a rispondere, coordinando le risorse dell'azienda per conquistare clienti, combattere i concorrenti e ridurre i costi, proprio come i muscoli di un corpo. Implementare un sistema ERP per la tua organizzazione è il miglior investimento a cui puoi pensare.

I sistemi ERP sono i sistemi di gestione della vendita, della contabilità, delle risorse umane, delle forniture, di gestione dei clienti e delle vendite. Tuttavia, nonostante questo ruolo critico dei sistemi ERP, la maggior parte delle aziende fallisce quando si tratta di implementare o aggiornare il proprio sistema ERP.

Le storie horror di progetti ERP falliti sono diventate leggende.

Secondo un recente rapporto, oltre il 29% delle implementazioni ERP non riesce a raggiungere nemmeno la metà dei benefici aziendali previsti. Alcuni esempi ben noti includono Waste Management che fa causa a SAP per $ 500 milioni per un'implementazione ERP fallita, il calo del 19% di Hershey Foods da un'implementazione SAP fallita a Halloween qualche anno fa, la bancarotta completa di FoxMeyer Drug, un farmaceutico da $ 5 miliardi a causa di una fallita implementazione da 100 milioni di dollari di ERP e, forse più preoccupante, oltre 1 miliardo di dollari spesi dalla marina statunitense su quattro diversi sistemi ERP, tutti falliti. Ci sono molte lezioni da imparare da queste implementazioni ERP fallite. (Internet è pieno di esempi come questi)

I problemi di implementazione di questi grandi sistemi ERP sono dovuti alla complessità, al rischio e alla natura integrata dei processi aziendali che si vogliono automatizzare. I sistemi ERP oggi toccano quasi ogni aspetto di un'azienda, quindi se si tratta di un sistema completamente nuovo o di un semplice aggiornamento, ci sono una serie di insidie ​​comuni che le aziende possono evitare.

I 10 comuni errori che portano al fallimento dell'implementazione di un ERP:

1. Si sbaglia ancora prima di cominciare.

Spesso i grandi progetti di implementazione ERP falliscono prima ancora di iniziare. Le aziende insoddisfatte del loro attuale sistema si convincono che i problemi di segnalazione, integrazione o efficienza si trovano nel software che stanno utilizzando. Convinti che l'erba sia più verde dall'altra parte della recinzione, si imbarcano in un grande, rischioso e costoso progetto di sostituzione ERP, quando una semplice messa a punto del loro sistema attuale, o una piccola applicazione aggiuntiva, come una migliore sistema di segnalazione o portale dei dipendenti, risolverebbe il problema in una frazione del costo. Anche una reimplementazione dello stesso software è in genere meno costosa rispetto al passaggio a un altro fornitore di software.

2. Non avere le idee chiare

Bisogna avere aspettative chiare. Una volta che un'organizzazione decide di implementare un nuovo sistema ERP, il primo passo è sapere chiaramente quello che si vuole.Spesso, la mancanza di chiarezza sui problemi da risolvere, sul risultato desiderato portano al fallimento di questi progetti. Avere le idee chiare significa definire in anticipo gli i processi aziendali importanti, i benefici finanziari e le scadenze e fare in modo che le parti interessate concordino su questi punti. Senza una chiara analisi iniziale, il punto finale diventa un bersaglio in movimento.

3. Un buon piano o solo un piano?

Un piano dettagliato è molto necessario per un'implementazione di successo. Tutti i progetti di queste dimensioni iniziano con un di piano. Tuttavia, spesso, il piano non è realistico, dettagliato o abbastanza specifico. Le aziende costruiscono un piano di alto livello con ampie ipotesi o sottovalutano la quantità di cambiamenti aziendali coinvolti.Nonostante ciò che sembri ovvio, rimane l'errore più comune delle aziende. Per essere un buon piano, ha bisogno di identificare tutti i requisiti e le persone che lavoreranno su di loro. Deve essere ad un livello di dettaglio in cui una persona esperta può visualizzare il lavoro. Deve avere una sequenza logica di compiti, come lasciare il tempo nella pianificazione di correggere i bug trovati nei cicli di test. Finché non hai un buon piano, davvero non sai quando il progetto finirà o quanto costerà.

4. Gestione dei progetti part-time.

Una persona esperta nella gestione dei progetti fa molta differenza. Si discute se la gestione del progetto sia un'abilità che tutti i bravi manager dovrebbero avere o se finirà per svilupparsi una specifica disciplina professionale, proprio come ci sono ingegneri, infermieri e avvocati. Mettendo da parte questo dibattito, è chiaro che i progetti software di queste dimensioni richiedono propri project manager dedicati e con esperienza. Chiedere allo sponsor esecutivo o al titolare dell'azienda di gestire anche il progetto come un supplente part-time  significa che nessuno dei due lavori sarà fatto bene. Non solo un segnapunti, il project manager deve essere un leader attivo che spinge verso responsabilità, trasparenza e decisione.

5. Sottovalutare le risorse richieste.

L'errore più comune che si verifica è che le risorse necessarie vengano sottovalutate. Avere una solida conoscenza delle risorse interne ed esterne necessarie per completare il progetto è fondamentale. Per le risorse interne, la comprensione dell'impegno in termini di tempo richiesto dagli utenti aziendali, in genere nei reparti Finanza, Contabilità o Risorse umane, è una delle aree più comunemente sottovalutate. Durante le fasi critiche del progetto, è spesso necessario apportare risorse temporanee. Questo libera gli utenti del nuovo sistema in modo che abbiano tempo per l'implementazione e la formazione. Per le risorse esterne, è fondamentale avere un accordo in anticipo con i consulenti e gli appaltatori sulla durata, le competenze e la quantità di risorse necessarie.

6. Eccessivo affidamento sui consulenti.

Affidarsi troppo al consulente può rendere il team inclocludente. La maggior parte dei progetti di implementazione ERP coinvolge consulenti, per l'esperienza, le migliori pratiche e le risorse aggiuntive che portano. Mentre la loro esperienza esterna è sicuramente utile per un progetto, c'è il rischio che l'azienda possa diventare eccessivamente dipendente dai consulenti. L'azienda deve mantenere il controllo sulle decisioni aziendali chiave, ritenere i consulenti responsabili e avere un piano esplicito per trasferire le conoscenze dai consulenti ai dipendenti interni quando il progetto è in fase di conclusione.

7. Personalizzazione.

Questo è forse l'aspetto più critico.. La maggior parte delle aziende oggigiorno comprende che la personalizzazione del proprio sistema ERP aumenta il rischio, i tempi e i costi del progetto. In effetti, le personalizzazioni, insieme alle interfacce e alla conversione dei dati, sono le principali aree di rischio tecnico nelle implementazioni ERP. Forse più sorprendente è che in una recente indagine, meno del 20% degli intervistati ha implementato il proprio sistema ERP con poca o nessuna personalizzazione. Le personalizzazioni iniziano sempre in piccolo ma crescono progressivamente fino a diventare le sfide tecniche che fanno deragliare questi progetti.

8. Formazione professionale.

L'esperienza fa la differenza. La durata tipica di un sistema ERP all'interno di un'azienda è compresa tra 10 e 12 anni. Quindi la maggior parte dei dipendenti di un'azienda ha attraversato una o due implementazioni ERP nella loro carriera. Proprio come non ti sentiresti a tuo agio con un chirurgo come primo o secondo paziente, i leader del tuo progetto ERP, sia interni che esterni, devono avere esperienza nell'implementare più volte il tuo specifico ERP. Questo è uno dei principali vantaggi nel lavorare a stretto contatto con un consulente esterno o direttamente con il fornitore del software.

9. Test insufficienti.

Quando gli orari diventano serrati, ridurre il numero e la profondità dei cicli di test è una delle prime cose che si fanno. Lo scopo del testing in un progetto ERP non è vedere se il software funziona. Lo scopo è quello di verificare se il sistema soddisfa le esigenze aziendali e produce l'output necessario. La riduzione dei test potrebbe non lasciare difetti nascosti e sicuramente aumenta il rischio che il sistema ERP manchi di funzioni importanti o non sia ben accettato dagli utenti finali.

10. Addestramento utente insufficiente.

La direzione non dovrebbe affrettarsi a iniziare a utilizzare lo strumento senza una formazione adeguata per gli utenti. I moderni sistemi ERP di oggi vengono utilizzati da un numero sempre maggiore di personale all'interno di un'azienda. Oltre ai dipartimenti Finanza e Contabilità, i sistemi moderni coprono anche l'approvvigionamento, le funzioni della supply chain, la conformità, i rapporti con i clienti, le vendite e molto altro. Se il sistema include le risorse umane o la rendicontazione delle spese, in sostanza tutti i dipendenti utilizzano il sistema. Allenare centinaia o migliaia di utenti al momento giusto, non è un compito facile. Lasciare la formazione ad una piccola fase alla fine del progetto rende molto difficile per gli utenti ottenere la formazione di cui hanno bisogno per capire il sistema e avere una prima impressione positiva al lancio.

Se i sistemi ERP sono il sistema nervoso di un'azienda, fare un'implementazione ERP è come un intervento chirurgico al cervello: solo da tentare se c'è davvero una buona ragione e non essere ripetuto presto. Sfortunatamente, i progetti di implementazione ERP sono spesso vittime di alcuni degli stessi problemi di qualsiasi progetto ampio e complesso. Tuttavia, ci sono alcuni problemi prevedibili che una buona pianificazione all'inizio di un progetto può far evitare.

tradotto dall'articolo

10 reasons for ERP Implementation failures (https://www.bistasolutions.com)

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